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~ご婚約おめでとうございます~
このブログは、これから結婚式をあげる新郎新婦さんに
ちょっと知っておくと得する情報・節約ポイントを提供することで
“後悔しない結婚式”を挙げる方が増えたらいいなと思い運営しています^^

★1.5次会&2次会の受付で失敗しない事前準備と段取り術

★1.5次会&2次会の受付で失敗しない事前準備と段取り術
 はじめましての方は、『結婚式 節約ポイント まとめページ♪』をご覧くださいませ♪




結婚式の準備と同時に
1.5次会や2次会の準備となると本当に大変!

そんな時に‘幹事’や‘受付’といった仕事を
快く引き受けてくれるゲストがいるのはとても心強いものです



たけど‘受付’は
結婚式当日だけが主な仕事になるので
それまでは新郎新婦や幹事が事前準備をしておかないと
開宴開始前からてんやわんやになります(笑)

1.5次会&2次会の事前準備と段取りのコツを
わたしや友人たちの経験談も交えつつ詳しく解説したいと思います!



0381.jpg
(↑わたしたちの1.5次会会場「ルミナス神戸2」♪)


≪1.5次会&2次会の段取りスケジュール≫

 本番4~5ヶ月前

 ・幹事を依頼
 ・ゲストをリストアップ
 ・会場探し

 本番3ヶ月前

 ・会場予約・受付や音響など当日スタッフを依頼

 本番2ヶ月前

 ・招待状(または招待メール)を送る
 ・演出や余興を決める

 本番1ヶ月前

 ・ゲストの出欠を集計する
 ・景品やプチギフトの準備

 本番当日

 ・会費集めとお店への清算


 幹事グループが受付もするのか
 また別の方に受付を依頼するのかにもよって変わりますが
 招待状を送る前に新郎新婦からお願いすること方が良いでしょう




≪当日の運営スタッフ≫

 
(参考:ぐるなびウェディング「結婚式二次会お役立ちマニュアル」より)


 ☆タイムキーパー進行(幹事) 1名 
   …当日の運営&進行を指示していく役目

 ☆司会 1名or2名
   …皆の前で二次会を進めていく表の進行を行う

 ☆会計 1名
  …準備の最初から会計担当を行っている幹事のひとりが当日も担当
  ゲストから集めた会費を集計、管理し、支払いを行う

 ☆受付 2名~4名
  …招待客リストと照らし合わせ、会費を受け取ってもらいます。

 ☆音響・映像 2名

 ☆幹事補佐 1名or2名


 幹事は3~4名のグループにすることが多いですが
 演出内容によっては
 音響や映像などもしなければいけないことも!
 当日だけの仕事になるとはいえ受付も最低2名以上は必要です!!



≪受付の事前準備のコツ≫

その1☆会費設定に注意!

 よくある二次会で「男性:5000円、女性:4500円」というように
 男女の会費の金額を変える場合は、
 その分受付で金額確認が必要なため、受付の負担が増えてしまいます。

 男女によって金額を変えるか、全員同一の金額にするかは
 料金プランや参加人数によってしっかり検討しましょう


その2☆招待客リストは1枚にまとめて準備する

 結婚式披露宴の場合は
 “新郎側○○家”“新婦側○○家”といった風に分けますが
 1.5次会&2次会はひとつの受付で
 両方のゲストを対応するため、1枚にまとめて準備しておきます
 
 また会費が違うからと言って
 男女別に分けることは混乱の元になり失敗します!
 2枚のリストになってしまうと
 「あと何人来ていない」と言ったことや
 男女の分かりにくい名前の方を探し出すときに苦労します!!

 1枚のリストで受付2名が二重チェックしながら
 対応するというやり方が一番失敗しない方法です



その3☆特別対応のゲストがいる場合は先に知らせる

 例えば…
 ・幹事は会費無料
 ・披露宴から引き続きのゲストは会費○○円引き
 ・夫婦や親子で参加の方は二人分で○○円


 …など、特別の料金設定をする場合は先に知らせておく方が
 知らずに当日びっくりするより、安心して対応できます


その4☆招待客リストにはふりがなは必須!

 苗字で読み方が違う場合もあります
 たとえ50音順に名簿を作っていたとしても
 読み方が違うと探すことも一苦労するので
 ふりがなをつけるだけで受付がスムーズにできます

 一例)
 「東」…アズマ、ヒガシ
 「長田」…オサダ、ナガタ
 「神田」…カンダ、コウダ
 「土橋」…ツチハシ、ドバシ
 「小山」…オヤマ、コヤマ  …など
 

その5☆1.5次会の時はお車代に注意!

 1.5次会の場合、
 新郎新婦が遠方ゲストにお車代を出すかどうかは
 特別な決まりはありませんが
 用意する場合は受付係が渡すとスマートです

 過去記事参照
 >>>『お車代3つのチェックポイント!~遠方ゲストへのおもてなし~


 お車代は高額になるので
 新郎新婦から事前に受け取るか
 幹事から当日受け取るか確認が必要です

 また何人分あるかどうかも相互チェックしておくといいでしょう


その6☆結婚式前に再度ゲストへの連絡が鍵!

 開宴前に一気にゲストが来て受付が対応できなっかたために
 “開宴時間を遅らせた”ということは避けたいもの  

 ・開宴時間ではなく受付開始時間を再度連絡
 ・お釣りがでないようにお願い

 この2点をゲストに連絡しておくだけで
 ドタキャンが少なくなるだけではなく受付がスムーズにできます

 過去記事参照
 >>>『ドタキャン防止大作戦!結婚式1週間前の最終確認メール




その7☆会費の合計金額を先に計算しておく

 経験談からですが・・・
 合計金額が全然合わなくて会計に苦労した二次会がありました

 会費を変えるなら「男女別の合計金額」と
 「全員ゲストが参加した場合の合計金額」を先に計算しておけば 
 遅れたゲストや欠席ゲスト分を差し引きするだけで
 受付終了後の計算が慌てずに済みます


その8☆受付終了時間を確認

 ‘受付は開演前何分に終了するのか’
 ‘遅れてきたゲストは誰が対応するのか’
 新郎新婦や幹事と話し合っておく必要があります

 「開宴前に一度受付を終了→会計を計算」
 受付の席を会場入口ちかくにしてもらい対応するか
 幹事グループが対応するのかと開宴後の役割を決めておくと安心です

 遅れてきたゲストの対応や会計の計算で
 パーティにほとんど参加できなかったということがないように
 受付開始からスムーズにゲストを誘導
 &開宴前に受付を終了して会計計算できるぐらいが理想ですね!

 

 
≪受付の小道具≫

 ・招待客リスト(50音順の名簿)
 ・筆記用具
 ・電卓
 ・会費のお金を入れる箱(できたら蓋つき)
 ・お釣り(千円札や500円玉など)



≪当日の受付の仕事≫

 0366_201408240816560eb.jpg

 開宴前に会場入り
  ↓
 受付セッティング
 (場合によっては、ウエルカムスペース作り)
  ↓
 受付開始までに小道具や招待客リスト、お金の確認
  ↓
 受付開始

 ・名前を確認&チェック
 ・会費を預かり金額確認(おつり渡す)
 ・配布物を渡す
 ・チェキ撮影や寄せ書きなどある場合は別スペースに案内

 (上記の仕事を受付3~4名で役割分担・流れ作業にすることがコツです!)
 
  ↓
 受付終了
  ↓ 
 お金を集計
  ↓
 お金をお店または幹事で保管




 ~私たちの1.5次会の場合~

 友人向け披露宴として1.5次会をしたため
 遠方からのゲストにお車代を用意しました

 幹事を立てなかったため
 お車代を直接渡したかったこともあり
 参加者の人数がほぼ確定した“結婚式1週間前”に
 「受付メンバー集めての打ち合わせ」をしました^^

 詳しくは過去記事で
 >>>『実録! 結婚式受付メンバーと打ち合わせ

 



受付の仕事は
当日の開宴前の30分にかかっています!


たった30分程度ですが慌てることのないように
依頼する新郎新婦側も引き受けた受付係も
事前準備をしっかりとしてパーティのよいスタートができるといいですね♪






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2013.7月に神戸の有名ホテルで挙式&船上パーティ。

1年以上かけた甲斐あって後悔しない結婚式ができました。
調べに調べつくしたちょっとした節約ポイント・裏技、そして百貨店ギフトアドバイザーのプロの知識&マナーをたくさん書いていきますので、ぜひ参考にしていただけたら嬉しいです!

現在は、神戸市内で6歳年下の旦那くんと愛娘2歳とたのしく暮らしています

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当ブログの画像(結婚式当日の写真)は KIKI PhotoWorks(キキフォトワークス)さん撮影データを使用しています。


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